X
تبلیغات
مدیریت آموزش - بودجه و بودجه ريزي در آموزش

 چکیده 
 بودجه به عنوان  اهرمی اصلی در  برنامه ريزي  ومديريت هر سازمان به شمار مي آيد که موسسات آموزشی نیز از این قاعده مثتسنی نیستند . بودجه   پيش بيني درآمدها و هزينه ها براي يك دوره معین، مدير را در اداره - كنترل و حفظ سلامت مالي  سازمان كمك مي كند. بودجه واعتبارات  بايد در مرحله اجرايي به طورصحيح قابليت انعطاف داشته باشد. به صورتي كه نيازهاي كاملا فوري و ضروري را بتوان موقتا" يا دايما" جانشين يك يا دو فقره از مخارج ديگر كرد. در اين مقاله ابتدابه تعريف بودجه، اهداف بودجه، انواع روشهاي آماده سازي بودجه و مشكلات بودجه در آموزش پرداخته شده .

 

 كليدواژه ها: بودجه[1]، بودجه در آموزش . بودجه بندي، اموزش [2]

مقدمه
 برآوردبودجه درآموزش نه تنهاازاساسي ترين امورمديريت موسسات آموزشی به سمار می رود بلكه اصولي ترين وسيله نظارت بر خدمات آموزش نيزمحسوب مي شود . رفع نيازها و دستيابي به هدفهادرچهارچوب بودجه امكان پذيراست. ودرحقيقت پايه واساس سازمان آموزش به نيروي مالي آن بستگي دارد . افزايش تصاعدي حجم انتشارات ونیاز به اموزش افراد درجهان امروز يابه اصطلاح انفجاراطلاعات باعث افزايش درخواست دانشمندان ومتخصصان براي آگاهي سريع وبه موقع از اين اطلاعات شده ولزوم ارايه خدمات اطلاعاتي ، اطلاعات ملي ، منطقه اي وبين المللي رااجتناب ناپذيرساخته است،درمجموع همه اين عوامل موكدلزوم بودجه كافي وتنظيم دقيق آن است،اهميت اين موضوع به اندازاي است كه دربعضي ازموسسات آموزشی  بزرگ تقريبا"نيمي ازسال به مطالعه و تنظيم بودجه ونيمه ديگر سال به هزينه نمودن كامل بودجه اختصاص مي يابد.(علومي،1376،ص49)

ازاواسط دهه ء1980 لازم بود كه كتابداران و مديران اطلاع رساني بامسايل مالي آگاه شوند . همه موسسات آموزشی  از محدوديت وكمبود منابع مالي رنج برده اند كه هنوز هم اين كمبود منابع پولي و مالي وجود دارد. اين مسايل براين نكته تاكيد دارد كه افراد ومدیران متخصص كه داراي درك كاملي از مديريت مالي هستند استخدام شود . مديران ماهر به اهميت فراوان و قرار گرفتن يا داشتن چنين توصيفي براي تكنيكهاي كاربردي آگاهند .اين تكنيكها شامل موارد زير است : كنترل هزينه  - استفاده ازمنابع به بهترين نحو - توجيه منابع اضافي - توجيه فراهم آوري منابع آوري ،درآمدزايي (mckay.2003 p.2-3)باتوجه به آنچه كه گفته شد موسسات آموزشی تخصصي بايد از بودجه كافي ،مستقل و مناسب با هدفها و وظايف مدون و محسوب خود برخوردار باشند تا بتواند نيازهاي آموزشی واطلاعاتي جامعه را به راحتي برآورده سازند. (تعاوني،1370،ص47). مدیران موسسات آموزشی  بايد مديريت مالي و همچنين مهارتهاي اجرا كردن بودجه در موسسات آموزشی را آموزش ببينند(cropley .1991)در اين بررسي كوتاه به طور كامل و عميق نشان دادن واقعيتهاي موجود در مديريت مالي امكان پذير نخواهد بود با وجود اين اميدواريم اين راهنماييها ديدگاه كمي از زمينه موضوعي درزمينه بودجه در موسسات آموزشی ارايه نمايد.


تعريف واژه بودجه و بودجه بندي(به معني عام)   

واژه بوژت    ( Bouget )  يك واژه فرانسه قديم است و به كيف چرمي اطلاق ميشده است كه وجوه نقد ر ا د ر آن نگهداري مي كردند،فرهنگ لغت آكسفورد بودجه را چنين تعريف مي كند ، مقدار پولي كه يك شخص يا سازمان در يك دوره زماني خاص در قالب يك طرح مصرف مي كند 

تعريف تخصصی واژه بودجه و بودجه بندي

بودجه عبارتست از شرح صورت وضعيت و پيش بيني درآمدها و هزينه ها براي يك دوره درآينده يك سازمان و يك (seer :2000)  ابزارمديريتي است كه مدير را دركنترل و سلامت مالي موسسات  كمك مي كند بودجه يك طرح مرتب و هماهنگ از برنامه ريزي مالي و مديريت است و ابزار اصلي برنامه ريزي ، انگيزش وكنترل كسب وكار مي باشد.
بودجه ريزي بيان سياستها و برنامه هاي دولت و ابزاري براي بررسي سالانه اهداف برنامه ها و اثر بخشي ابزارهاي به كار گرفته شده براي نيل به آن اهداف است . و سرانجام بودجه ريزي : هنر قطع هزينه هاي اضافي از بدنه دستگاهها بدون كمترين سر و صدا  بودجه يك برنامه مالي براي يك دوره محدود زماني است كه بوسيله آن ، درآمدها و ساير منابع تامين اعتبار و نيز هزينه هاي برنامه ها و عمليات براي رسيدن به اهداف خاص و معين پيش بيني مي شود
 بودجه برنامه عمليات مالي دولت يا سازمانهاي دولتي وغيرانتفاعي براي يك مدت معين مثلا"يكسال مالي است.

استفل[5]بودجه در موسسات آموزشی تخصصي را اين چنين تعريف مي كند: بودجه بندي (مشخص كردن، تخصيص دادن ،افزايش دادن و مديريت صندوق مالي موسسات آموزشی)است كه يكي از دو عامل مهم و ضروري در مديريت و داشتن خلاقيت در مديريت مي باشد.    

 اهداف بودجه:‌

 سه هدف عمده واساسی را که بودجه وبودجه ریزی دنبال می کند عبارتند از:1-برنامه ريزي[7]2-همكاري ومشاركت[8] 3-نظارت وكنترل[9]اين سه كاركرد بيان مي دارد كه بودجه و فرآيند مديريت مالي انعطاف پذير است اما از طريق يك دوره مالي جوابگو مي باشد.

انواع روشهاي بودجه بندي:

 دراصطلاح علمي بودجه ممكن است به شيوه هاي گوناگون به وسيله نوع وروشهاي آماده سازي شرح داده شود.


1-بودجه بندي براساس نوع هزينه يامصرف:

 هزينه هاي جاري كه بيانگر بودجه روزمره مي باشد كه براي هزينه هاي عمومي استفاده مي شود. هزينه هاي جاري داراي جنبه جاري ، عادي وتكراري مي باشند ودرمقابل دريافت كالا وخدماتي انجام مي شوند كه براي اجراي عمليات و وظايف جاري آموزش هاي تخصصي ضروري هستند.كه اين هزينه ها شامل الف :هزينه هاي پرسنلي ب:هزينه هاي اداري مي باشد.

الف-هزينه هاي پرسنلي

 هزينه هايي هستندكه درانجام خدمت ويابه واسطه آن ،بطورمستقيم ياغيرمستقيم تحت عناوين مختلف حقوق ،دستمزد ،مزايا، پاداش ،اضافه كاروامثال آنها به پرسنل پرداخت مي شوند    

ب-هزينه هاي اداري:

 هزينه هاي اداري عمدتا "در مقابل دريافت خدمات وكالاي مصرف شدني از اشخاص خارج از سازمان پرداخت مي شود.
نوع دوم هزينه ها هزينه هاي سرمايه اي[10] مي باشد. كه بيانگراعتباربراي موارد اصلي است ومخارجي هستندكه موجب ايجاد يا افزايش اموال و داراييهاي ثابت مي شود (مانند خريد يا احداث ساختمان، خريدزمين، خريدكالاي مصرف نشدني و...)



2-بودجه بندي براساس داده هاي مديريتي:

اين نوع تقسيم بندي ،اين گونه است كه ممكن است مستقيم يا با نظارت اعمال شوند. بودجه مستقيم توسط مديراطلاع  رساني تيم مديريت اعمال خواهد شد.

بودجه مشاركتي نيازمند اين مسئله است كه واحدهاي اطلاع رساني براي تنظيم آن مشاركت مي كنند.
 
3-بودجه بندي براساس روش آماده سازي:

در درجه بندي اين روشها از روش خطي به بودجه بندي بر مبناي صفر[11][11]روشهاي متنوعيهست كه در آن بودجه مي تواند تهيه و نمايش داده شود.  

     
انواع روشهاي آماده سازي بودجه:[12]

 اگر چه انواع زيادي ازانواع بودجه وجود دارد ولي بيشتر آموزش هاي تخصصي يك نوع ازانواع بودجه رابه كار مي برند. اين انواع عبارتند از : الف-بودجه بندي متمركز ب-بودجه بندي خطي ج-بودجه بندي فرمولي د-بودجه بندي برنامه اي ه- بودجه بندي عملياتي و-نظام طرح ريزي،برنامه ريزي،بودجه بندي ز-بودجه بندي برمبناي صفر .


الف-بودجه بندي متمركز

 در اين نوع بودجه بندي ، بودجه به وسيله سطوح بالاي مديريت به صورت يكجا براي منابع آموزش در نظر گرفته مي شود . از زماني كه اين بودجه نتوانست اهداف سازمان را برآورده كندمديران آموزش بيشتر از نوع ديگر بودجه استفاده مي كنند. اگر چه بودجه بندي متمركز مي تواند داراي انعطاف پذيري سطح بالا و كنترل برروي آموزش باشد ولي مديران آموزش كمتر ازآن استفاده مي كنند. بودجه بندي متمركز به اين منوال مي باشد كه به طوريكجا براي آموزش تخصيص داده مي شود ومدير آموزش آنرابه سطوح پايين تربين برنامه ها وخدمات تخصيص ميدهد.


ب-بودجه بندي خطي:

 معمولي ترين بودجه اي كه درآموزش هااستفاده مي شود بودجه خطي مي باشدوبه خاطرآسان بودن اين نوع بودجه،دپارتمان آن رابه عنوان بخشي ازكار، آن راتعريف كرده وبه گروه اجرايي مي سپاردلذابودجه به ساده ترين نحو براي مبالغ خاص تهيه شده وبه خريدهاي عمومي مي رسد. بودجه خطي بايد حاوي مطالب و دستورالعملهايي براي همه جنبه هاي مصرف مستقيم با يكديگروتامين سايرفاكتورهاباشد.بودجه بندي خطي ساده ترين روش براي جمع آوري داده ها است كه بطوركامل برمبناي مصارف سالهاي قبل مي باشد.


ج-بودجه بندي فرمولي

بودجه بندي فرمولي نوعي سيستم بودجه اي است كه دراوايل سال1990 بهبوجودآمدوبيشتردركشورآمريكارايج است.
تخصيص بودجه دراينجا براساس فرمول محاسبه مي گرددوبراي تعيين نمودن اينكه آياتمامي اعتبارتخصيص يافته يادرصدي ازآن براي واحدهاي موردنظرجذب شده است يانه كه فرمول مورداستفاده قرار مي گيرد،ولي ايرادي كه به اين بودجه بندي واردمي دانندفقدان شناسايي اهداف سازمان مادر مي باشد.


د-بودجه بندي برنامه اي:

 بودجه بندي برنامه اي مرحله بالاترازروش ساده بودجه بندي خطي است . در اين نوع از بودجه بندي ، بيشتر روي خدمات آموزش كه براي ارباب رجوع تهيه مي شودتمركز مي كند،به عنوان مثال خدمات مرجع ياخدمات امانت   اين نوع بودجه بندي راجايگزين بودجه بندي خطي به حساب نمي آورند بلكه آن رامكملي براي بودجه بندي خطي مي دانند . بودجه بندي برنامه اي بيشتر با اهداف سازمان مرتبط است .دربودجه بندي برنامه اي نيز مانندبودجه بندي خطي ازطبقه بندي اعتبارات برحسب فصول ومواردهزينه استفاده مي شود با اين تفاوت كه دربودجه خطي كل اعتبارات درموارداين فصول ومواد هزينه پيش بيني مي شوددرصورتي كه دربودجه برنامه اي اعتبارات هريك ازبرنامه ها وفعاليتهاوخدمات آموزش تخصصي درقالب فصول ومواردهزينه پيش بيني مي گردد(به عنوان مثال خدمات مرجع امانت آموزش اي ،فضاي عمومي،اداره آموزش وبرنامه ريزي رفاهي)


 ه-بودجه عملياتي

بودجه عملياتي دربعضي ازكاراكترها با بودجه بندي برنامه اي اشتراك دارد اما بودجه عملياتي از ابتدا برروي آنچه كه پرسنل انجام مي دهند و يا آنچه كه آنها براي كامل كردن خدمات آموزش انجام مي دهندمتمركز مي شود،دراين نوع بودجه بندي وظايف نسبت به برنامه ها پررنگ تر مي باشد. بودجه بندي عملياتي به جاي توجه به كالاها و خدماتي كه خريداري مي شود و يابه عبارتي به جاي توجه به وسايل اجراي فعاليتها خودفعاليت و مخارج كارهايي كه بايد انجام شود را مورد توجه قرار مي دهد.  بودجه عملياتي حدود فعاليت و عمليات طبقات پايين سلسله مراتب را بررسي مي كند درحالي كه بودجه برنامه اي بيشتربه طبقات بالا مي پردازد. بودجه عملياتي در آموزش هاي تخصصي بيشتر در بخش فني مانند(فهرست نويسي و فرآيند مواد) در بخش برنامه ريزي(انتخاب كارمند، مصاحبه، اتوماتيك كردن آموزش)و در بخش ارباب رجوع (مانندميزامانت، ارتباطات تلفن)كاركرد دارد. بطوركلي بودجه عملياتي بيشتربر روي كميت تكيه مي كند تا كيفيت فعاليتهاي انجام شده.  


و-نظام برنامه ريزي ،برنامه نويسي و بودجه

روش "پي.پي.بي.اس" يكي از گسترده ترين روشهاي اجرايي بودجه بندي برنامه اي به شمار مي آيد ويك كاركرد بسيار باارزش دارد."پي. پي. بي .اس" يكي از كاملترين روشهاي بودجه بندي است و وقتي اين سيستم به طور كامل اجرا شود به مديران اطلاعاتي امكان مي دهد تا بهترين اقدام در تخصيص منابع براي گسترش در سطح سازمانها به نسبت واحدهاي اطلاع رساني صورت گيرد.

 

 ز-بودجه بندي برمبناي صفر:

 بودجه بندي بر مبناي صفرنوع پيشرفته سيستم "پي.پي.بي.اس"است كه تمام عوامل اجرايي(برنامه ها،فعاليتها)و درحين عملكرداطلاع رساني براي بودجه يكسال برمبناي صفردوباره بازنويسي مي شوندوبرطبق اين سيستم بودجه به سادگي برمبناي رضايت بودجه هاي سال قبل پايه ريزي مي شود . در اين سيستم تمام قيمتهاي يك سازمان با بودجه صفر شروع به كار مي كنند و بايست نسبت به آن اصل كسب رضايت كنند.


 نارسايي هاي بودجه بندي :

1-بودجه ،بيانگرراهبردهاي سازمان نيست وعموما"به ارقام مالي براي يك دوره ي 12 ماهه متكي است.
2-عوامل اساسي ارزش زايي سازمان ، مانندسرمايه هاي فكري ونيروهاي كارآمد سازمان ، فرآيندهاي سازماني وعملياتي وبه طور كلي دارايي هاي نامشهود ونقش آنها دردرآمدزايي شركت مورد توجه قرارنمي گيرد .گفتني
است اين گونه عوامل امروزه دربسياري ازشركت ها50تا90درصدارزش بازار شركت ها راتشكيل مي دهند.
3-وظيفه ي عمده ي بودجه بندي متني عبارت است ازتعيين سقف وحدمعيني براي رشدوكيفيت وحداقلي براي هزينه ها،به عبارت ديگر بودجه ابزاركنترل اهداف وبرنامه هاي عملياتي ومالي ازپيش تعيين شده است وبه لحاظ
مغاير با شرايط متحول وپررقابت كنوني است.

4- درشرايط وكشورهايي كه نرخ تورم بالا است ،ارقام بودجه به سرعت معنا واعتبار خودرا به عنوان ابزار سنجشازدست مي دهد.تغييرات سريع دربرنامه ها وفعاليت ها نيز تاثيرمشابهي بركارآمدي بودجه مي گذارد.
5-بودجه هاي عملياتي عمدتا"برپايه ي ارقام دوره اي گذشته وبا افزودن درصدي براي دوره ي آتي تهيه مي شود. ارزيابي و كنترل نيز عملا"براساس ارقام ازپيش تعيين شده ( بدون توجه به امكانات خلاقيت و پويايي وپتانسيل
كارهاي قابل انجام )صورت مي پذيرد.

6-درتهيه بودجه عموما"گرايش به بازي باارقام وبودجه سازي است به ترتيبي كه نتايج فعاليت ها وسطح عملكرد مورد انتظارپايين تر ازحد قابل دستيابي برآورد گردد ومنابع موردنياز بيش از حد معقول برآوردشود،لذا دربسياري موارد پاداش هاي بي رويه براساس مقايسه نتايج واقعي وبودجه ي كاذب پرداخت مي گردد.
مشكلات بودجه: مشكلات بودجه ازاواسط تااواخردهه 1990وقتي ازخريداري اطلاعات به سمت دسترسي اطلاعات حركت كرديم ،پيچيده تر شد. 
 نتيجه گيري :

 بودجه عبارتست از برنامه عمليات مالي دولت يا سازمان دولتي و و يا يك سازمان براي يك مدت معين و بودجه بندي عبارتست از مشخص كردن، تخصيص دادن، افزايش دادن و مديريت صندوق مالي موسسات آموزشی. سه هدف عمده بودجه بندي در موسسات آموزشی تخصصي عبارتست از : برنامه ريزي، همكاري و مشاركت، نظارت و كنترل. همچنين فرايند بودجه شامل اين مراحل است: ارائه، تصويب، اجرا و كنترل بودجه. برخي از نارساييهاي بودجه بندي در موسسات آموزشی هاي تخصصي عبارتند از: بودجه بيانگر راهبردهاي سازمان نيست و عموما به ارقام مالي براي يك دوره 12 ماهه متكي استف عوامل اساسي ارزش زايي سازمان مانند سرمايه هاي فكري و نيروهاي كارآمد سازمان، فرآيندهاي سازماني و عملياتي و به طور كلي داراييهاي نامشهود و نقش آنها در درآمد زايي موسسات آموزشی تخصصي مورد توجه قرار نمي گيرد. و گفتني است اينگونه عوامل امروزه در بسياري از شركتها ( موسسات آموزشی هاي تخصص) 50 تا90 درصد ارزش بازار شركتها (اطلاعات) را تشكيل مي دهند. همچنين در شرايط و كشورهايي كه نرخ تورم بالاست ، ارقام بودجه به سرعت معنا و اعتبار خود را به عنوان ابزار سنجش از دست مي دهند. مشكلات بودجه در موسسات آموزشی تخصصي ،اول: ايجاد تسهيلات و خدمات و نيز پاسخ به تقاضاي مراجعه كنندگان است درحاليكه نبايد از محدوده تثبيت شده بودجه فراتر برود. دوم: مجموعه ها و كاركنان كه پيوسته رو به فزوني اند و چنين مجموعه هاي رو به رشدي به فضاي بيشتر(= پول) و وقت بيشتري براي كارمند (= پول) نياز دارند.
راهكارها و رهنمودهاي كيفي و كمي

 اينكه موسسات آموزشی بايد از بودجه كافي ، مستقل با هدف و وظايف مدون و مصوب خود برخوردار باشد، تا بتواند نيازهاي اطلاعاتي جامعه استفاده كننده را به راحتي برآورده سازد. بودجه جاري موسسات آموزشی بايد بخش مشخص و معيني از بودجه جاري سازمان مادر باشد و درآغاز سال مالي به رئيس موسسات آموزشی ابلاغ شود. لازم است براي هزينه هاي سرمايه اي موسسات آموزشی ( مانند تشكيل مجموعه پايه ، ساختمان جديد، نوسازي، يا نصب سيستم كامپيوتري و جز آن ) بودجه اي جدا از بودجه هاي سالانه پيش بيني و تصويب شود. وجود ارزيابي عملكرد، ساختار زير بنايي كنترل موثر را تشكيل مي دهد. مديراني كه مي دانند براي عملكرد بايد جوابگو باشند، همواره مراقب اعمال و اقدامات خود خواهند بود.

 منابع:
1- ابراهيمي نژاد. مهدي . فرج وند.اسفنديار."بودجه از تنظيم تا كنترل. تهران: سمت، 1380

  2-اواتر.ادوارد جي."فنون مديريت براي كتابداران ،ترجمه فرشته ناصري".مشهد:آستان قدس رضوي،بنياد پژوهشهاي اسلامي، 1377
 3-تعاوني،شيرين."راهنمايي مراكز اسنادوكتابخانه هاي تخصصي اختصاصي و دانشگاهي".تهران:كتابخانه ملي جمهوري اسلامي ايران ،1370

 4-رزمجويان،مهرناز."نقش كتابخانه هاي تخصصي درسازمان ها". مجله نما .دوره ششم شماره اول.

 5-سعيدي،پرويز."لزوم كنترل بودجه اي دردستگاه هاي دولتي".نشريه حسابدار،شماره128،ص3-1

6-علوي ،طاهره."اداره كتابخانه".تهران ،سمت،1376

7- فخاريان،ابوالقاسم."وداع بابودجه".نشريه حسابدار،شماره149،ص4-1

8-فخاريان،ابوالقاسم"نو انديشي در حسابداري و مديريت:به سوي بودجه بندي مطلوب". نشريه حسابدار، شماره161 ص 44.
9-فرج وند،اسفنديار."فراگردتنظيم تاكنترل بودجه".تبريز:گلباد،1381

10-موسي خاني،مرتضي . منشي زاده، مسعود" اصول و مباني بودجه ريزي در ايران".قزوين، دانشگاه آزاد اسلامي قزوين،1382
11-ميرزايي اهرنجاني،حسن" اصول تنظيم و روشهاي كنترل بودجه"دانشكده علوم اداري و مديريت بازرگاني دانشگاه تهران‌‌‌‌‍)بي تا)

نویسندگان:

1-     ناصر داودی راد      2-  بهتاش خوشبخت

کارشناس ارشد مدیریت آموزشی

دانشگاه شیراز واحد بین الملل

+ نوشته شده در  90/03/01ساعت 9 AM  توسط عباس آزادمنش  |